Giới Thiệu
Trello là một trong những công cụ quản lý công việc và dự án phổ biến nhất hiện nay, nhờ vào sự đơn giản và tính trực quan của nó. Được xây dựng trên phương pháp Kanban, Trello giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa sức mạnh của Trello trong việc quản lý công việc hàng ngày, bạn cần phải biết cách sắp xếp, tổ chức và tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những mẹo và thủ thuật hữu ích để bạn có thể sử dụng Trello hiệu quả hơn trong việc quản lý công việc hàng ngày.
1. Sử Dụng Danh Sách (Lists) Để Quản Lý Trạng Thái Công Việc
Trong Trello, danh sách (lists) là những cột mà bạn có thể tạo để sắp xếp công việc theo từng giai đoạn, trạng thái, hoặc loại nhiệm vụ. Một mẹo quan trọng khi sử dụng Trello để quản lý công việc hàng ngày là tạo các danh sách đại diện cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc của bạn.
Mẹo Thiết Lập Danh Sách
- Tạo các danh sách cơ bản như: "Cần Làm", "Đang Thực Hiện" và "Hoàn Thành". Điều này giúp bạn theo dõi tiến độ công việc hàng ngày một cách dễ dàng.
- Sử dụng danh sách "Đang Chờ" (Pending): Nếu có những nhiệm vụ phụ thuộc vào người khác hoặc cần sự xác nhận trước khi tiếp tục, bạn có thể đặt chúng trong danh sách này.
- Danh sách "Ý Tưởng": Dành riêng một danh sách để lưu trữ các ý tưởng hoặc dự án tiềm năng mà bạn chưa có thời gian thực hiện.
Bằng cách tổ chức công việc thành các danh sách rõ ràng, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được công việc cần làm và theo dõi quá trình thực hiện.
2. Sử Dụng Nhãn (Labels) Để Phân Loại Công Việc
Nhãn (labels) trong Trello là một công cụ mạnh mẽ để phân loại và ưu tiên các công việc. Bạn có thể sử dụng màu sắc để đại diện cho các mức độ ưu tiên, loại công việc hoặc các phòng ban khác nhau trong nhóm.
Mẹo Sử Dụng Nhãn Hiệu Quả
- Màu sắc theo mức độ ưu tiên: Sử dụng các màu như đỏ cho các công việc quan trọng, vàng cho công việc trung bình và xanh lá cho những công việc có thể trì hoãn.
- Phân loại theo dự án: Nếu bạn quản lý nhiều dự án cùng lúc, bạn có thể dùng nhãn để đánh dấu các nhiệm vụ thuộc từng dự án, giúp phân biệt dễ dàng hơn.
- Nhãn theo loại công việc: Ví dụ, bạn có thể sử dụng nhãn riêng cho "Gặp gỡ khách hàng", "Viết báo cáo", "Lên kế hoạch", v.v.
Nhãn giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ theo nhiều góc độ khác nhau, từ đó dễ dàng ưu tiên công việc hợp lý hơn.
3. Sử Dụng Danh Sách Kiểm Tra (Checklists) Để Theo Dõi Các Bước Công Việc
Danh sách kiểm tra (checklists) là một tính năng cực kỳ hữu ích trong Trello để quản lý các nhiệm vụ phức tạp cần nhiều bước để hoàn thành. Thay vì tạo một thẻ cho từng bước nhỏ, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra trong một thẻ duy nhất để theo dõi các bước công việc.
Mẹo Sử Dụng Danh Sách Kiểm Tra
- Theo dõi tiến độ chi tiết: Sử dụng danh sách kiểm tra để chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các bước cụ thể và dễ quản lý hơn.
- Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên: Đặt các mục quan trọng nhất lên đầu danh sách để không bỏ sót các bước quan trọng.
- Kết hợp nhiều danh sách kiểm tra: Bạn có thể tạo nhiều danh sách kiểm tra trong cùng một thẻ để theo dõi các giai đoạn khác nhau của một nhiệm vụ.
Danh sách kiểm tra giúp bạn theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ nhỏ trong ngày mà không cần phải tạo quá nhiều thẻ riêng lẻ.
4. Gán Ngày Hết Hạn (Due Dates) Và Tạo Lời Nhắc
Để không bỏ lỡ các công việc quan trọng, hãy luôn gán ngày hết hạn (due dates) cho các thẻ của bạn trong Trello. Điều này giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
Mẹo Sử Dụng Ngày Hết Hạn Hiệu Quả
- Thiết lập ngày đến hạn: Gán ngày hết hạn cho các nhiệm vụ quan trọng và sắp đến hạn. Trello sẽ nhắc nhở bạn khi thời hạn đến gần.
- Sử dụng Power-Ups: Kích hoạt Power-Up như Google Calendar để đồng bộ hóa các nhiệm vụ với lịch của bạn, giúp bạn theo dõi công việc trong ngày một cách trực quan hơn.
- Lời nhắc trước hạn: Trello cho phép bạn thiết lập lời nhắc trước ngày đến hạn, đảm bảo rằng bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.
Việc sử dụng tính năng ngày đến hạn kết hợp với lời nhắc giúp bạn giữ vững lịch trình công việc hàng ngày và luôn hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn.
5. Tận Dụng Tính Năng Power-Ups Để Mở Rộng Tính Năng Trello
Trello cung cấp rất nhiều Power-Ups, cho phép bạn tích hợp với các ứng dụng khác để mở rộng tính năng của Trello. Điều này giúp bạn kết nối và quản lý công việc từ nhiều nền tảng khác nhau trên cùng một bảng Trello.
Các Power-Ups Hữu Ích
- Google Calendar: Đồng bộ hóa nhiệm vụ với lịch Google để quản lý lịch trình hàng ngày dễ dàng hơn.
- Slack: Kết nối Trello với Slack để thông báo và trao đổi về nhiệm vụ nhanh chóng với các thành viên trong nhóm.
- Evernote: Đính kèm và quản lý các ghi chú từ Evernote trực tiếp trên các thẻ trong Trello.
- Butler: Tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại bằng Butler, giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động di chuyển thẻ hoặc thêm nhãn khi đạt điều kiện nhất định.
Việc sử dụng Power-Ups giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó tăng cường hiệu quả quản lý công việc hàng ngày.
6. Tự Động Hóa Công Việc Với Butler
Butler là một tính năng mạnh mẽ trong Trello giúp tự động hóa các quy trình lặp lại và giảm thiểu thời gian quản lý công việc thủ công. Bạn có thể thiết lập các quy tắc để tự động di chuyển thẻ, thêm nhãn hoặc tạo danh sách kiểm tra khi một điều kiện nhất định được đáp ứng.
Mẹo Sử Dụng Butler Hiệu Quả
- Di chuyển thẻ tự động: Thiết lập Butler để tự động di chuyển thẻ sang danh sách "Hoàn Thành" khi tất cả các mục trong danh sách kiểm tra đã được đánh dấu.
- Thêm thẻ lặp lại: Nếu có các nhiệm vụ lặp lại hàng tuần hoặc hàng tháng, bạn có thể sử dụng Butler để tự động tạo thẻ mới theo định kỳ.
- Thêm nhãn và người phụ trách tự động: Butler có thể giúp bạn tự động gán nhãn và người phụ trách cho các thẻ mới dựa trên các điều kiện bạn đặt ra.
Tự động hóa công việc bằng Butler sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Quản lý công việc
Trello không chỉ là một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ mà còn rất linh hoạt. Bằng cách sử dụng các mẹo và thủ thuật trên, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của mình, giúp công việc hàng ngày trở nên có tổ chức và hiệu quả hơn. Từ việc sử dụng danh sách, nhãn, đến việc tận dụng Power-Ups và Butler, Trello sẽ trở thành người trợ thủ đắc lực trong việc quản lý công việc của bạn.
0 Comments